株式会社 MOLシップテック
属人化していた情報管理。情報の共有不足が発生し業務の効率を下げていた
―Photoruction導入する以前の課題を教えてください。
久峨さん：新造船の監督業務については、現場監督が各造船所内の監督室に駐在しながら本社や他の監督室と連携を図ります。その際、情報共有はメールに資料（Excel、Word）を添付や口頭で行っていました。
そのため、コミュニケーションをとる際に、一から状況の説明を行っていました。口頭で説明することも多かったので、情報共有に時間がかかっていたのと情報の共有不足も起こっていました。
例えば、各監督室を管理するサイトマネージャーは、各監督室から得た情報をもとにウィークリーレポートやマンスリーレポートを作成するのですが、口頭で共有された情報もレポートに織り込む必要があるため、取りまとめ作業にも時間がかかっていました。
また写真管理については、現場監督各々で管理をしていたということもあり、写真の分類分けのルールが徹底されていなくて属人化していました。そのため、情報共有の仕方や量に偏りがあり、日々の検査進捗が見えづらく、写真の共有や情報整理にも労力がかかる等の課題もありました。
これらの課題を解決し、業務効率化につながるスマートデバイスやアプリは無いかと検討し最終的にPhotoructionの導入を決めました。
導入の決め手は、クラウドで情報の一元管理ができること
―数ある選択肢の中から、Photoructionをお選びいただいたポイントを教えてください。
林田さん：日々の業務が抱える様々な課題を解決するため、商船三井グループではICTを活用した情報の一元管理の取り組みを進めています。こういったICT化推進活動もPhotoruction導入の後押しになりました。
スマートフォンで撮影した写真をクラウド管理することで、タイムリーに現場情報が共有でき、またレポートに必要な写真集の作成が簡単にできるなど、様々な部分でPhotoructionには可能性を感じました。最大の決め手は、クラウドに情報を集約できることでした。属人化した情報管理も改善できると思いました。
―ありがとうございます。導入する際に心がけたことを教えてください。
林田さん：導入が決まりトライアルを開始すると現場監督から「スマートフォンやタブレットの操作に抵抗感がある」「使い方が難しい」などの声もあがってきました。確かにスマートフォンを触った事のない高齢監督にとっては、スマートフォン操作から覚えなくてはなりません。そのような抵抗感をどのように軽減していくか、どうやってデジタルツールに慣れてもらうかが課題でした。
そこでフォトラクションのカスタマーサポートにもご協力いただき、現場へ出向き説明会を開催するなどして、まずは写真を撮ることから慣れてもらい、徐々に他の機能も使ってもらえるような活動も実施しました。現在も導入を促進している最中で、Photoructionで管理している写真のさらなる活用への仕組みとして、レポート作成労力削減に結びつくように、抽出書類を提出資料に併せた自社フォーマットにカスタマイズする試みを始めています。
社内でのPhotoruction操作説明会の様子
Photoructionで情報を一元化することで情報共有や書類作成の時間削減に成功。監督室間のコミュニケーションもさらに活性化
―それでは、実際にPhotoructionを使ってみた上での感想を教えてください。
久峨さん：写真機能とそれに紐づく黒板機能、書類作成機能を主に使用しています。まず、当初の課題であった本社と監督室間の情報共有がスムーズになりました。写真をクラウド管理することでいつでも情報を見にいけますし、写真中の黒板に情報が記載されているので写真整理もしやすくなりました。
Photoructionでリアルタイムに情報共有ができるので、監督室間のコミュニケーションもさらに活性化しましたね。前提としてお互いの情報を知っていることで、情報共有の時間は大幅に削減されました。
また、写真管理において以前は現場監督各々で管理を行っていましたが、Photoructionで管理をすることで写真分類のルールの統一化も進められました。
デイリーレポートやウィークリーレポートを作成する際も、Photoruction上に情報を集約することで情報をまとめやすくなり、作業の効率化が図れました。
さらに、スマートフォンを活用することで現場でも情報を入力できるようになったため、紙のメモ内容をパソコンで入力する作業がなくなり、ペーパーレス化を進められました。現場でタイムリーに情報を見ることができるのも嬉しいですね。
今後は工程表やタスクの一元管理にも取り組みたい
―それでは最後に、Photoructionに期待することと、今後の展望についてお聞かせください。
林田さん：商船三井グループではストレスフリーなサービスを提供するための具体的なアクションプランとしてICT戦略を策定しており、最先端技術の導入に積極的に取り組んでいます。RPA業務自動化ロボットの活用や決裁業務の電子化等、業務効率の向上と意思決定の迅速化を行っています。
上記のようなICT戦略推進の一環としてPhotoructionを活用しています。
今後はクラウドにためた情報をさらに活きた情報とするために、どのような仕組みやツールが必要かを検討していく予定です。これからもデスクワークに係る業務効率化を推進し、現場監督業務の時間を拡充して業務品質の向上を目指していきたいと思っています。
実際のところ、私たちはまだPhotoructionの一部機能しか使いこなせていないので、オンラインの操作説明会やサポートを活用しながらユーザーとしてのスキルアップをしていきたいです。今後は工程表の最適化やタスクの一元管理にも取り組んでいきたいと思っており、現在色々と相談させてもらっているところです。船の建造監督業という専門的な業界にとってもさらに使いやすいツールとなるよう期待をしています。
―今後も業務効率化のサポートをさせていただければと思います。お忙しい中、貴重なお時間をありがとうございました！
