技術本部 工事管理部 主査 岩村利晃さん、IT推進室長 伊藤純一さん
株式会社システムハウスR&C
紙で行っていた書類の管理を電子化したい！
―Photoructionの導入を検討された理由を教えてください。
岩村さん：
今まで工事に関する書類は、紙でファイリングし管理していました。工事ファイルの整理には1日以上の労力が必要でした。その紙保管を電子データ保管に移行するという動きがあり、電子化の実現ができ、工数削減につながるサービスを探していました。
伊藤さん：
建設業界のDX化の検討・推進が進んでいる中、当社も業務負荷を軽減するために、DX化の推進をしています。その中で、まずは紙での書類の保管を電子データ化するということを実現することを目指しました。今までも機能特化のツールやサービスは使用していた経緯はあるのですが、それだけではなく一連での管理ができる方が良いと判断し、それに見合うサービスを探していました。そこで運用のしやすさなども加味しPhotoructionの検討を始めました。
複雑な操作が不要で、シンプルで使いやすいデザインが高評価
―数ある選択肢の中から、Photoructionをお選びいただいたポイントを教えてください。
伊藤さん：
元々の目的であった書類の電子管理が行えるというのは、もちろん理由の一つではあります。データもクラウドサーバーに保存され、運用といった面でもとても効率的だと感じました。
その中でも決め手になったのは、UI（ユーザーインターフェース）です。複雑な機能やUIになると、導入しても実際に運用にいくまでに挫折する人も少なからず存在します。そういった事態を招かないためにも、まずはシンプルで使いやすいということを重視していたのですが、Photoructionは、シンプルで誰もが使いやすそうなUIだったというのは高評価でした。また、機能的にも当社の使い方に合い、使いやすさを感じました。現場でのトライアルで実際に使ってみても、使いやすいとの声も多かったのでPhotoructionに決めました。
担当ごと、作業ごとの運用ルールを作成！丁寧な説明で運用がスムーズに！
―導入時に困ったことはありますか？また社内への導入をどのように進めましたか？
岩村さん：
最初は導入にハードルが高いなと感じている部分もありました。これはPhotoructionの導入のハードルというよりも、今まで紙で管理していたものを電子化にするということへの意識のハードルです。慣習となっている作業、運用を変えていく、新しいことを取り入れるということは労力がかかることです。そこで、意識改革も兼ね、面倒だからやらないとならないように、丁寧に説明を重ねてきました。まずはPhotoructionのマニュアルを作成し、簡単に使うことができる、今までの作業も負担なく切り替えられるという説明をし、質問や要望があればリアルタイムにサポートできるようにしました。
使い始めると便利さを実感することができるので、その後は現場では大きな問題もなく運用ができています。
伊藤さん：
全社での導入に際し、運用ルール、Photoruction利用ルールというのを定めました。責任者、担当者、事務員と、それぞれの立場で使う機能なども違ってくるので、担当ごとに分けて運用方法、業務の棲み分けを明確にし、ルールを作成をしました。運用ルールに関しては、毎月プロジェクトチームごとに議論をして改善しながら運用しています。最初にルールや業務の棲み分けを明確化したため、運用に関しては比較的スムーズにできていると思います。
全社全現場の進捗がリアルタイムに把握できる。若手社員への教育にも活用中！
―Photoruction導入後、どのような変化がありましたか？
岩村さん：
Photoructionが直感的に使いやすいので、便利に活用できています。例えば写真を撮ればそのままデータが紐付くので、写真台帳の整理がしやすくなりました。
それぞれの機能に特化したサービスやツールは今までもありましたが、それだけではなく、自動的に保管されたデータに情報も紐づくので、その後の作業への連携がしやすくなりました。
作業効率が上がるということを実感できてきているので、紙から電子化への切り替えも問題なく行えています。
また、データがクラウドサーバーに保管されるので、全国の工事現場の進捗をリアルタイムに確認することができます。現場に行かなくても管理ができるようになり、見たい時にすぐ見ることができるのでとても便利です。
全社員が全現場を見ることもできるので、他現場の状況を参考にするとういう使い方も浸透しています。例えば、震災の現場などは、通常の現場とは異なるため他現場での状況がとても参考になります。さらに、他の現場の写真を参考にして撮り方なども学べるため、若手社員の教育にも役に立っています。
伊藤さん：
目標であった保管書類の電子データ化は実現できました。本社側の立場で言うと、全国の工事の全ての状況をすぐに把握できるので、各現場へのフォローもしやすくなり、連絡、情報共有が楽になりました。
Photoructionの導入後にアンケートを行ったのですが、その結果、約９割がPhotoructionはとても良いと答えています。業務工数、業務時間に関しては、約７割が今までよりも削減できているという結果になりました。電子データ保管をメインの目的としてきましたが、それにまつわる他の業務に関しても効率化ができているのは良かったです。現場での作業の意識も変えることができていると思っています。
Photoructionを積極的に活用し、働きやすい環境づくりを目指す
―フォトラクションに期待することと、今後の展望についてお聞かせください
岩村さん：
社内でPhotoructionが標準で使われるようになりました。現場では写真撮影機能を利用する率が高く、作業負担も徐々に削減されている結果が出ているので、今後は、検査機能など他の機能も積極的に活用していきたいと思います。また、情報の共有ができることで教育という面での活用も出来てきているので、今後も更なる活用に期待していきたいと思います。
また、社内の垣根を飛び越えて、協力会社さんにも使ってもらい、一元管理ができるようになると良いなと思っています。
伊藤さん：
建設業界全体で人材不足に関しての課題があるなか、当社でも業務の属人化をなくし、標準化していかなくてはいけないと感じています。建設業界に特化しているPhotoructionのようなサービスが今後ますます発展していくことを願っています。働きやすい環境づくりをしていきたいと思います。またIT技術は今後切り離せないものになってくると思うので、IT技術の進化にも期待しています。
―全社導入いただきありがとうございます。今後も業務効率化、教育にお役に立てると幸いです。お忙しい中、貴重なお時間をありがとうございました！
