現場も本社も使いやすいクラウドサービスで業務時間が激変！時間を有効活用できるようになり業務効率もアップ。

ケミカルグラウト株式会社技術本部　技術開発部小野一樹氏

残業時間を減らしたい業務を効率化したい ICTツールを積極的に活用したい

ケミカルグラウト株式会社

業態 : 専門工事従業員数 : 301名〜1000名

建設分野の中でも、目に見えない地下の地盤工事を行う「地下の総合エンジニアリング会社」であるケミカルグラウト株式会社様。 1963年(昭和38年)の設立以来、およそ50年にわたり、社会基盤整備や民間の建設プロジェクト、歴史的建造物の保存等の地下部分の工事を行っています。また、阪神淡路大震災や新潟中越地震、東日本大震災による被災構造物の復旧作業、原子力発電所の耐震補強工事、汚染土壌の浄化工事なども多数行っています。「Photoruction（フォトラクション）」を導入したきっかけや導入後の変化について技術本部　技術開発部　小野　一樹さんにお話をお伺いしました。

Photoructionを導入するきっかけになった背景を教えてください。

当社の現場を担当する社員は、昼間はフィールドワーカーとして現場管理業務にあたっています。夕方現場での作業を終えて事務所に戻り、その日撮った写真や伝票の整理、作業内容の記録、明日の作業準備等々を済ませて帰宅するというのが基本的な流れになっています。
ただ、昼間フィールドワーカーとして働いているため、なかなか机に向かって事務作業をすることができません。そのため、昼間できない事務作業が溜まって、夕方以降に毎日残業をして長時間労働をする状況となっていました。
また、業務効率化を図るため、関数やマクロを駆使したExcelファイルを作成し、「これを雛形にしてみんなで効率化しよう！」といった取り組みも何度か行いました。
ただ、どうしても各ユーザが使いやすいように修正したり、昔の形式のファイルをずっと使用していたり、なかなか統一できず、また現場社員の作業を本社社員とうまく共有できないという問題もありました。
そこで、この状況を打破しようと、業務改善PJを立ち上げることになりました。
「現場に居ながら隙間時間を有効に活用できる環境(現場でも事務作業ができる環境)を整備すること」、「定型的業務をシステム化、あるいは本社とスムーズにシェアできる環境を整備すること」
この2つが、現場担当者の業務を削減するための重要なことだと考えました。
そのために、まず取り掛かったのが、写真を管理する業務の改善でした。

業務改善のためにPhotoructionを選んだ理由を教えてください。

当初は、写真管理業務を改善するアプリを自社で独自開発しようと考えていましたが、同じようなアプリがないかを調べてみると、いくつか世の中にあり試してみました。
しかし多くのアプリは自前のサーバが必要だったり、システム上の制約が多かったりと、なかなかこれといったものがありませんでした。
時代の変化に柔軟に対応できるアプリが必要だと考えているときに、Photoructionの存在を知りました。
クラウド型のサービスで、実際に画面を見てみると、画面デザインがシンプルで、何より操作性が圧倒的でした。タグで写真を検索できる機能を見たときは、感動したのを覚えています。自社用に帳票のカスタマイズが簡単に出来たことも導入を決めたポイントのひとつです。

社内への導入をどのように行いましたか？

導入を決めたときは、現場にタブレットやアプリを導入するのが初めてだったこともあり、どのように広めていくかが課題でした。
そこでまず、現場を担当する社員(特に若い社員やITに積極的な社員)をキーマンに設定し、使用していく中でアプリのファンになってもらい、徐々に口コミ式でユーザを広めていくことにしました。Photoructionは画面がシンプルで、誰でも簡単に操作を行うことができたため、想定よりもスムーズに広まりました。
また、カスタマイズとして、今までどおりの帳票が出力できるようにしたこともスムーズに受け入れられた要因のひとつだと思います。
今では、Photoructionで撮らない現場は「なぜPhotoructionで撮らないのか？」と言われるくらい皆さん使ってくれています。

Photoructionの導入後、どのような変化がありましたか？

Photoructionを導入してから、とにかく写真に関する様々な業務時間が激減しました。
まず、現場で使用する黒板が、これまで使用していた木製の黒板から電子黒板に変わったことで、毎日チョークで同じような内容を黒板に書いたり、作業の手を止めて黒板を持ったり、また雨の日は見え難かったりした黒板が不要となりました。
電子黒板は、事前に作成できるため、社員は翌日の作業を把握・シミューレートでき、写真の撮り忘れ防止になるだけでなく、必要な黒板を後輩社員と共有することで、後輩社員教育にも役立っています。
また、帳票作成に関しては、本社からリアルタイムに帳票を作成することが可能となったため、現場担当者が帳票を作成する時間を無くすことができ、また元請けに対しても作成した帳票をタイムリーに提出することができるようになったことで、好評を得ています。
さらに、これまでは他の社員から「こんな写真が欲しい」「あの時の写真送って」といった依頼が現場担当者に多く集まっていましたが、Photoructionにデータを集約できたことで、各自Photoructionの検索機能を使い目的の写真を探すことができるため、そういった対応時間も激減しました。現場で撮影した写真はリアルタイムに共有可能であるため、本社から現場に行かなくても、現場の状況や各作業時間もすぐに把握でき、現場とのコミュニケーションや意思決定等もしやすくなりました。

「現場に居ながら隙間時間を有効に活用できる環境(現場でも事務作業ができる環境)を整備すること」と、「定型的業務をシステム化、あるいは本社とスムーズにシェアできる環境を整備すること」という目的を、Photoructionを導入することで達成することが出来ました。

今後、どのようになっていくことを期待していますか？

これまでは本質ではない事務的な作業やデータ検索といった作業に時間をかけていましたが、PhotoructionのようなIT技術を取り入れることで、こういった作業を効率化し、当社のコア業務である現場管理に充てる時間を増やしていきたいと思っています。
Photoructionは、次々と新しい機能やサービスをリリースする俊敏性と、カスタマイズ対応や他システムとの連携といった柔軟性を持ち合わせていることから、(アプリを管理する側の社員も含め)Photoructionに対する社員の満足度が非常に高く、「現場管理には欠かせないツール」となっています。今後も、現場管理には欠かせないツールとしての地位を固め、成長し続けることを期待しています。