会社全体で取り組むことが大切!Photoructionで業務効率化を図り、全現場の作業効率をあげていきたい!ー三井不動産ビルマネジメント株式会社

リノベーション事業部 工事グループ 永井勇気さん(左)、池田典也さん(中)、前田純さん(右)

三井不動産ビルマネジメント株式会社

ビルのプロパティマネジメントを中心にテナント企業や地域・社会に対するさまざまな付加価値の提供を行っている三井不動産ビルマネジメント株式会社様。その中でもテナント企業の入居工事、退去工事など設備の全般の工事を担当しているリノベーション事業部 工事グループ 前田純さん、永井勇気さん、池田典也さんに、「Photoruction(フォトラクション)」を導入したきっかけや導入後の変化、今後の展望についてお話をお聞きしました。

電子化プロジェクトがスタート!写真管理や写真台帳の作成の効率化を図りたい

Photoructionの導入を検討された理由を教えてください。

池田さん
2021年に部内全体で電子化を進めるプロジェクトがスタートしました。その中で、我々工事グループの業務内容で何が電子化できるのかの検討が始まりました。
そこで、まずは現場で行なっていた写真管理や台帳作成の手間の削減、書類の紙管理を減らすことを目指し、電子化に向け取り組んでいくという流れになりました。電子化することにより、現場も事務側も業務効率が図れるのではないかと考えました。

従来、写真は、デジカメやスマホで撮影したものを社内のファイルサーバーに保管し、規定のExcelに入力して台帳管理をしていました。しかしながら、Excelはとても便利な反面、自由度も高いため、例えば、フォントだったり、改行や線の記載方法だったりと、各々が好きなように編集ができてしまいます。そうすると、次に何が起こるかというと、管理する側でのチェックに時間がかかるということになります。入力ミスなども起こることもあり、事務的な確認作業はかなり負担がかかっていたと思います。定型文や選択肢などで簡単に入力できれば統一も図れ、ミスは減るのではないかと考え、そういった部分の標準化も含め電子化を進めていきたいと思っていました。
また、メールでやり取りを行なっていたこともあり、情報共有の仕方も効率化できないかと考えて、全ての課題を解決できそうなPhotoructionの導入を検討しました。

前田さん
全体的な業務効率化に向けての第一歩として、建設業向けの写真管理、書類作成の電子化を検討しました。当時、かなり多くのアプリやサービスを調べて比較しました。当社の業務形態に合っているか、目指しているスタイルとの適応性があるか、その辺りを全て解決できるものを探していました。

セキュリティー対策が万全!当社のスタイルにマッチした使い方ができる

―数ある選択肢の中から、Photoructionをお選びいただいたポイントを教えてください。

池田さん
当社の業務スタイルとの適応性があるかを検討するなかで、セキュリティー面も重要検討項目の一つでした。セキュリティーに関しては、PC用にはセキュリティー設定が出来るものが多かったのですが、スマホにはできないものがほとんどでした。その点、PhotoructionはPC、スマホ、タブレットなどデバイスを選ばず全てにセキュリティー設定が出来るというのは、当社のスタイルにとてもマッチしていました。そこも導入を決めたポイントになっています。

永井さん
いろいろなアプリを試しましたが、Photoructionは、UIが直感的に使えるのが特徴的でした。初めて触る人も入りやすいのではないかと思いました。また、クラウドサーバーに情報がアップされるので、リアルタイムで情報を共有出来るのも評価したポイントでした。

まずはスモールスタート。便利さを体感してもらい浸透させていく

導入時に困ったことはありますか?また社内への導入をどのように進めましたか?

永井さん
電子化プロジェクトが始まってからさまざまな検討が始まり、運用ルールを決めたりするのには多少時間がかかりましたが、決まった後は比較的スムーズだったと思います。ITツールやアプリなどに苦手意識を持つ人もいますが、フォトラクションさんにサポートしてもらい操作説明会を開催して、実際に触ってもらってその便利さを実感してもらいました。

池田さん
導入する際、今まで行なっている業務の全てを一気に置き換えるのではなく、Photoructionの機能の一部に絞って、まずはそこから導入するというスモールスタートを実施し、慣れてきたら次の機能へ、というように広げていきました。機能別に抜粋したマニュアルも作り、それもPhotoruction内に格納していつでも見られるようにして利用を促しました。できるだけ利用のハードルを低くし、利用者の負担を少しでも減らしていったのは良かったですね。

導入が決まるまで社内の承認プロセスなどはありますが、今回、部門全体の電子化のプロジェクトとして取り組んでいたので、全体での意思統一ができていた分、比較的スムーズに導入に進むことができたと思います。DX化を進めるには、一部だけ変えていくのではなく全体で取り組んでいくことが重要だなということを実感しています。

人為的なミスが減り、現場側も事務側も作業効率があがった

Photoruction導入後、どのような変化がありましたか?

池田さん
写真台帳のExcelでの管理がなくなったことにより、建物の名前が間違っていたり、登録の場所が間違っていたりといったミスもなくなり、事務側ではチェック時間が大幅に減りました。
また、現場でも写真をファイルサーバーに保管したり、メールで送信したりする時間が大幅に削減されています。Photoructionはリアルタイムで情報を確認できるので、進捗確認やチーム内の情報共有などすごく便利になりました。限定された機能だけではなく、積極的に使ってくれている人もいて便利さに関しても共有ができていると思います。

前田さん
社員だけでなく、協力会社さんにもアカウントを付与して利用してもらっています。そのため、協力会社さんとの情報共有もスムーズに行えています。写真撮影、写真台帳の作成がメインですが、一部ではKYや日報などもPhotoructionで作成しています。書類のフォーマットも当社の規定のものを取り込んで使えるので、今までの紙ベースのものを置き換えられ、一気に扱いやすくなりました。全体的に業務効率があがっていると思います。

全現場導入が目標!積極的に活用して更なる業務効率化を目指していく

フォトラクションに期待することと、今後の展望についてお聞かせください

永井さん
今まで紙文化でしたが、電子化プロジェクトが始まって、大幅に紙ベースの書類がなくなりました。今も全体的にすごく便利になったと思っていますが、もっとPhotoructionの使い方をマスターしていけば、さらなる業務効率化につながっていくと思うので、積極的に広げていきたいと思います。

池田さん
利用率が上がってきているので、検査機能や他の機能に関しても利用を促していきたいと思います。また、協力会社さんへの利用促進を図り、全現場導入を目指していきたいと思います。
Photoructionは直感的に操作できるので非常に使いやすいのですが、新しいものを最初に使うときに覚えるという労力はかかります。一歩踏み出せば、操作は簡単だし作業効率もあがるので、苦手意識がある人にも積極的に利用してもらえるように今後もサポートしていきたいと思います。実際に体感してもらうと便利だという声が多いので、慣れたら手放せなくなる感覚をもっと浸透させたいですね。
また、フォトラクションから送られてくる、現場ごとやユーザーごとにどれくらい利用されているかを可視化できる運用レポートも活用し、利用が少ない人に同じチームの人たちがフォローし合える環境づくりも進め、今期はさらに利用率を上げていけるように取り組んでいきたいと思います。

前田さん
Photoructionを導入してから、業務効率は確実にあがっています。ただ、PhotoructionなどのアプリやITツールは、一つの手段であって、使うということがゴールではないと思っています。ITツールの導入によって業務効率化を図り、生み出せた時間を、どう使っていくかが今後は大切になってくると思います。生み出せた時間を他の業務に充てたり、プライベートな時間を充実させたりなど、有意義な時間の使い方ができるようになると良いですね。

―全現場導入に向け、一緒に進んでいければと思います。お忙しい中、貴重なお時間をありがとうございました!