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株式会社イーシステム 谷山社長（右）、池田さん（左）
株式会社イーシステム
メンテナンス業務に使え、情報共有がしやすいクラウドサービスを求めていた
―Photoructionの導入を検討された理由を教えてください。
谷山社長：
排水処理の施設の新設や改造などの他に、全国50社以上ある弊社顧客先でメンテナンスを行っております。当初、保守点検における情報を集約、共有をしたいと考えており、便利なサービスを探していました。具体的には、メンテナンス先における現場業務にかかる写真や書類といった情報の管理と、外注委託先との情報共有に目的をおいていました。その中でも特に、写真情報の一元管理に着目しました。
池田さん：
全国各地の現場にいる協力会社とのやりとりに関して、これまでは全てメールや電話で行なっていました。報告書や写真はメールで送ってもらっていて、必要なことは電話で確認という方法を用いていました。また送ってもらったデータを印刷して保管するなど一部アナログな管理もありました。大量の現場写真を管理するために、サーバーコストの問題などもあり、効率的な管理ができていなかったと思います。情報の管理のしやすさ、共有のしやすさ、そして現場の使い方にマッチするクラウドサービスであれば作業効率が上がると考え、当社にあうサービスを模索していました。
複数の報告書のフォーマットに対応でき、操作もシンプル
―数ある選択肢の中から、Photoructionをお選びいただいたポイントを教えてください。
池田さん：
実は最初は、自分でシステムを作ろうと思っていましたが、時間もかかる上になかなか大変だと思い、既存のサービスで当社の使い勝手にあったものを探し始めました。
当社は設備の改造等も行なっており、発注者も複数にわたるため、報告書のフォーマットひとつとっても沢山の種類が必要です。その点、Photoructionのフィールドレポート機能は、各現場用に報告書のフォーマットを作成できるので、まさに当社の求める機能でした。解決したかった写真まわりについては、クラウドで管理でき、撮った写真をリアルタイムに共有できるため、情報管理のしやすさがとても魅力的でした。
谷山社長：
他にも様々なサービスがありましたが、その中でも写真管理における操作がシンプルなので、現場で利用する際にも混乱が少なそうだというのが決め手でした。やはり導入しても使えないと意味がないので、操作性のシンプルさは大切だと思っています。また情報の共有がリアルタイムにできるので、現場にいなくても遠方の現場の様子を知ることができるというのは、かなり助かりますね。
説明会によるサポートで現場への導入がスムーズに
―導入時に困ったことはありますか？また社内への導入をどのように進めましたか？
池田さん：
Photoructionを導入時に、利用者への説明は言葉だけだと伝わらないと思い、フォトラクションさんがオンラインで開催してくれた操作説明会に当社社員だけではなく、協力会社の人たちにも一緒に参加してもらうようにしました。PhotoructionのUIはシンプルで使いやすいということもあり、現場の人たちにも抵抗なく導入に踏み切れたと思います。また丁寧にサポートしていただけたので、導入がしやすかったですね。
協力会社からも特に難しいといった声は上がってきていません。今では現場ではPhotoructionを使うということを前提にしています。利用者の権限の管理もできるので、今のところ大きなトラブルなく導入ができています。
トラブル時の指示が出しやすくなり、移動コストも削減
―実際にPhotoructionをどのような業務で使っていますか？
池田さん：
メンテナンス業務では、写真機能を中心に活用しており、対象となる設備を撮影します。その後の写真整理が簡単なので、撮影導入前に比べても、より積極的に現場写真を残すようになりました。新設工事での業務では、黒板機能も利用し、工事の立ち上げ段階から写真を撮り、工事の過程も写真で追えるようにしています。現場規模にはよりますが、1現場あたり400〜1,000枚近くの写真を撮っていると思います。スマホで写真を撮るだけでクラウド上にアップロードされるので、以前のようにデータを整理してメールで送ってといったことがないため、現場でも負担なく利用できています。また写真台帳機能も利用し、必要になった時にすぐに提出できるようにもなりました。
上司ともフォトラクション上の情報を介して話もできるようになり、リアルタイムで現場の情報共有ができるので、現場に行けない人にも情報の可視化ができるようになりました。
トラブル時でも適切な対応が出来るように。報告書作成は1件あたり1,2時間削減
―Photoruction導入後、どのような変化がありましたか？
池田さん：
Photoructionを導入する前は、現場でのトラブルが発生した時、電話で説明を聞いて図面をみながら指示をするしかありませんでした。例えば、「ポンプの動きがおかしいです」、「水槽の計測値,状態がおかしい」といった電話連絡が入って、原因を推測し、口頭で指示を出し、必要であれば現場へ出向くといったイメージです。しかし今では、写真をリアルタイムにPhotoructionへ上げてもらうことができます。
電話で説明を受けただけだと、指示も想像に基づくものでしかなく、場合によっては実際に現場確認に行くしかありませんでした。Photoructionがあれば、「今」の状態が写真を見ながら確認できるので、状況も把握でき適切な判断ができるようになりました。現場の確認をするための移動も少なくなり、時間やコストの削減にもつながり、効率的に動くことができています。加えて、写真台帳など作る事務作業の時間に関しても、１件あたり少なくとも1,2時間は削減できて、他の業務に回せていると思います。
もう一つお話すると、メンテナンス業務で、Photoructionを活用し定点観測のように必ず写真を残しておくことで、トラブルが起きた時にも時間で経過を写真で確認することできるようになりました。変化があった時に写真で経過を追って、その時期に工場で何か仕様の変更があったかなど、時期を特定しながらお客さま側にも確認することが出来るようになりました。 Photoruction導入前、写真を撮ってメールで送ってもらっていた時は現場からすぐに送ることができず、対応に時間を要したり、お客様への報告にタイムラグが生じるケースもありました。Photoruction導入後は、現場の可視化と情報共有がリアルタイムで行えるようになり、どこにいても他の現場の様子が見えるので対応のスピード感も上がり、サービスの質向上にも繋がり、コストダウンにも繋がったと感じています。情報の可視化ができたことで必要に応じフォローもでき、若手メンバーにも安心して仕事を任せられるようになりました。
ITの技術をもっと活用しながら「技術力」を深化させていきたい
―フォトラクションに期待することと、今後の展望についてお聞かせください
池田さん：
使い始めて現場全体の作業効率は上がっています。今後も便利に利用できるような機能を追加していってほしいと思います。また、今は当社と協力会社間にてPhotoructionを使っているのですが、例えばお客さんにも利用してもらえるようにして、写真を情報としてお互いに蓄積できれば、品質の向上にもつながるかなと思っています。Photoructionを活用し、さらにサービスを向上させられるようにしていきたいと思います。
谷山社長：
機能的なことでは、管理する側として、管理画面のインターフェイス項目などが容易に変更できたら嬉しいですね。また、PDF以外のデータ（Excel、Wordなど）管理ができるようになると、もっと幅を広げて活用できるのではないかと思っています。今後はPhotoructionのようなツールも活かしながら、企業として 「技術力」の深化、継承を実現したいと考えています。
―今後もサービス向上のお役に立てると幸いです。お忙しい中、貴重なお時間をありがとうございました！
