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エンジニアリング本部 部長 藤澤 崇さん、内橋 太郎さん、青本 雄一さん、鈴木 彩百さん
株式会社文祥堂
写真管理の手間を軽減させ、現場の作業負担を減らしていきたい！
―Photoructionの導入を検討された理由を教えてください。
藤澤さん
当社は、オフィス環境事業、移動棚事業、不動産事業の３つの部門があり、それぞれ業務が多岐に渡っています。そのため、それぞれの部門の作業量も多くなり残業も増えているという実態がありました。そこで、業務改善を行い、作業時間の削減ができないかと考えていました。
その中で特に、写真に関しての業務改善を１番に検討していました。またその写真を主軸として、情報の共有方法や書類削減などの改善をしていきたいと思い、ITツールを検討しました。
青本さん
現場では、とにかく撮らないといけない工事写真がたくさんあります。撮影にはデジカメやスマホを使って行なっていました。黒板は手動で作成していたので、稀に記載事項がずれていたり、写真の撮り忘れがあったりなどもありました。また、大量に撮った写真を使って写真台帳を作成するのですが、その作業にかなり時間がかかっていました。
そして膨大な写真の中から該当する写真を選んで、Excelで写真台帳を作っていたのですが、台帳の写真を入れ替えも大変でした。Excelのマクロを駆使して使いやすくはしていましたが、バージョンが上がるとそのマクロが使えなくなったりすることもあり、かなり苦戦をしていました。
また、図面に関しても１現場100枚以上にわたる図面のバージョン管理が必要でした。施工会社さんや協力会社さんには、メールで最新バージョンを送っていたのですが、古いバージョンを見ている人がいたりなど、バージョン管理も課題のひとつとなっていました。そういったことを改善できるものを探していました。
内橋さん
写真管理に関しては、同じように課題を抱えていました。まず、撮った写真をメールで送ったり、PCに移動したりして保存をします。そしてそこからやはりExcelを使って写真台帳を作るのですが、写真の幅などサイズを合わせるのがかなりの手間でした。
また、検査報告や定例での工事の進捗報告に写真が必要で、その資料を作成するのにも時間がかかっていました。事務作業の時間が増えていたので、何か改善できる方法はないか考えていました。
鈴木さん
それぞれの現場、担当者と毎回相談し、サーバーに写真を入れるためのフォルダを作成し、準備をしていました。それを共有し、写真を入れてもらうようにしていたのですが、現場も多いのでそれなりに大変でした。サーバーの容量問題もあり、手軽に管理できるものがあるとよいなと思っていました。
協力会社さんにもアカウントが付与でき、機能的にも将来性を感じた！
―数ある選択肢の中から、Photoructionをお選びいただいたポイントを教えてください。
藤澤さん
さまざまなツールを検討、検証していて、Photoructionに出会い、当社の改善したいことが叶えられるのではないかと思い、導入を決定いたしました。元々改善をしたかった写真管理機能に加えて、情報の共有機能もとても使いやすいところは、かなりポイントが高かったです。さらにPhotoructionを使うことで、課題にもあがっていた図面管理も解決できる、またフィールドレポートや検査機能の活用で現場での作業時間が削減できそうなど、発展性を含め将来的にも期待値が高かったのでPhotoructionに決まりました。それから、協力会社さんと一緒に使いたいということもあり、アカウントを付与できるというのも当社の使い方に合っていました。工事現場数も増えるタイミングということもあって、効率よく作業を行うことができ、現場の雑務にかかる時間を削減していくために導入を決定いたしました。
運用レポートの活用で稼働率を確認、分からないことは協力しながら解決！
―導入時に困ったことはありますか？また社内への導入をどのように進めましたか？
青本さん
最初にマニュアルを作成し、協力会社さんにも展開をしました。一通り触ってもらって、もし分からないことがあれば聞いてもらうようにしていますが、うまく協力し合いながらスムーズに活用ができています。導入にあたっては、現場でもさほど大きな問題はなかったです。
藤澤さん
協力会社さんにも使ってもらっているので、アカウントをどう振り分けるかというところは、考えていかないといけないのですが、そこは運用レポートで稼働数を見ながら、コントロールしています。
効率的にどう使いこなしていくかという課題はありますが、Photoructionの導入に関しては社内も協力会社さんも前向きに導入を受け入れてくれたと思います。
写真台帳作成の手間が削減！リアルタイムの情報共有で現場も管理も指示が出しやすくなった
―Photoruction導入後、どのような変化がありましたか？
鈴木さん
自分が担当していない現場の図面の修正作業などが発生した時に、現場の状況を把握するために、担当者に話を聞いたり、現場を確認したりしないといけない場合が多く、すぐに解決できない部分がありました。Photoructionの導入後は、リアルタイムで写真が確認できるので現場の状況がすぐに分かるようになり、作業効率が上がりました。
青本さん
以前は、図面の変更があるたびに協力会社さんにメールで送っていましたが、今はPhotoructionで常に最新バージョンをシェアできるので、図面のバージョンの違いによるトラブルはなくなりました。また、紙に印刷した図面を持ち歩く必要もなくなり、ペーパーレスにもつながっていると思います。写真に関しては、自動でサーバーにアップされるので作業がしやすくなりました。すぐに写真が見られるので、撮影の指導もしやすくなりました。
内橋さん
長期の現場で毎週の定例会議で工事の進捗報告をしないといけないのですが、毎回Photoructionを活用して資料を作成しています。今までは、写真台帳と同じくExcelを使って写真を整理していたので、報告資料を作成するにも時間がかかっていましたが、Photoructionを導入してからは、クリックひとつで書類が作れるので本当に便利になりました。
また、写真は、各自デジカメやスマホで撮影していたので全データを共有することが難しく、一部個々のPCに残っているなどがありましたが、今は全て共有できるようになったので、抜け漏れがなくなりました。
藤澤さん
情報の共有がリアルタイムに行えるようになったおかげで、仕事がかなり効率化されていると思います。
以前は、確認をしないといけないことがあっても、会社のサーバーにアクセスして情報を見たり、電話で確認するしか術がありませんでした。ただ、その時にサーバーに情報がアップされていなかったら確認もできません。リアルタイムに情報共有ができるようになり、現場の担当者も管理側もストレスなく情報の連携ができるようになりました。
連携ができた一例として実際あったのが、現場によっては、家具などの搬入作業もありレイアウトもきちんと決まっているのですが、情報伝達の不備があり、正確なレイアウトにできていないという事がありました。その時にはすでにPhotoructionを導入しており、リアルタイムに情報共有ができていたため、すぐにその場で正しいレイアウトを現場に指示することができました。今までは現場にいないとリアルタイムには分からない部分も、遠隔でもPhotoructionで確認がしやすくなりました。聞かないと分からない、時間がなくて後回しということがなくなり、こちらのタイミングで情報を確認できるようになったので、安心につながっています。また打合せもPhotoructionを見ながら行うというのが習慣化されはじめました。写真を見ながら打ち合わせができるので、具体的な意見も出しやすくなっています。全体を考えても、それぞれに作業効率がアップしているのは間違いないですね。
まずは試してみる！テクノロジーを積極的にとりいれていきたい
―フォトラクションに期待することと、今後の展望についてお聞かせください
鈴木さん
まだ使っていない機能があるので、それをどうやって広げていくかが課題ではないでしょうか。作業効率をあげていくためにも使いこなしていきたいと思います。
内橋さん
まだアナログとデジタルが共存していますが、いずれはPhotoructionだけで完結できるようにしていきたいです。使いきれていない機能も積極的に活用していきたいと思います。
青本さん
協力会社さんも含め使っていますが、現場の作業負担は減ってきています。今後は、全体的な工事の品質を高めていけるように動いていけたらよいと思います。
藤澤さん
PhotoructionのようなITツールやテクノロジーの導入などをうまく取り入れながら、効率よく働けるような環境の構築を進めていきたいと思います。そのためにも今後も便利そうなものは積極的に取り入れて、作業効率をあげていけるようにしてきたいです。きちんと休みが取れる、楽しく働ける、若い人たちが目指してくれる、そんな業界を目指していきたいですね。
―更なる作業効率を目指して一緒に進めていけると幸いです。お忙しい中、貴重なお時間をありがとうございました！
