【建設業向け】図面管理とは？業務課題を解決するシステムを解説
最終更新日：2025/02/21
工事現場の基礎知識
建設テックの知恵袋 編集室
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建設現場で使用する図面に関して、紙ベースの非効率的な管理から脱却したい企業様も多いのではないでしょうか。
図面管理のデジタル化が進んでいる近年では、紙の図面、CADデータ、PDFデータを一元管理することで業務効率化を図るケースが増えています。
その実現には、自社プロジェクトにおける図面管理上の課題を洗い出し、適切な管理方法の選定やルールの策定が必要です。
この記事では、建設業向けに図面管理における課題や、その課題を解決する専用システムの特徴やメリットを解説します。
【目次】
図面管理とは
図面管理とは、設計図面や建設図面、技術資料などをファイリングし、ルールに沿って保存および管理することです。
紙の図面に加えて、CADデータやPDFファイルなども適切に保存する必要があり、法律で定められた保管期間も遵守しなければなりません。
近年におけるペーパーレス化の流れにより、紙の図面をデジタルで効率よく管理する図面管理システムの導入が進んでいます。
特に建設業では、自社の図面管理の課題を洗い出し、最適なシステムで業務効率化や生産性向上を実現することが求められます。
図面管理の主な方法
図面管理の方法には、紙でのファイリングの他、パソコンやファイルサーバーでの保管があります。
図面管理をサポートする専用システムであれば、より効率的な管理とデータの共有が実現します。
| 管理方法 | 概要 |
|---|---|
| 紙 | 従来の物理的な保管方法。情報の検索に時間がかかり、劣化のリスクあり。 |
| パソコンのストレージ | デジタルでの保存により検索性が向上する。共有は容易だが個人管理に限定される。 |
| ファイルサーバー上 | 組織内でのデータ共有に適した方法。低コストだが版管理に課題あり。 |
| 専用システム | 高機能で最も効率的な方法。検索性、版管理、セキュリティに優れる。 |
図面管理で解決すべき課題
建設業における図面管理は、設計ミスを防ぎ、業務を効率化する重要な役割を果たします。
しかし、非効率的な図面管理や業務の属人化に悩んでいる企業も少なくありません。
実際にどのような課題があるのか詳しく紹介します。
紙の図面の紛失や劣化
紙の図面の場合、ヒューマンエラーによる紛失や劣化が深刻な問題です。
特に長期プロジェクトでは、図面の保管場所を忘れたり、頻繁な使用で紙が傷んだりすることがあります。
例えば、建設業では重要な設計情報の確認が困難になり、工事の進行に支障をきたす可能性があるでしょう。また、紙の図面を紛失した場合、情報漏えいのリスクも高まります。
これらの問題は、工期の遅延やコストの増加、さらには法的問題にもつながる可能性があるため、管理をデジタル化するなどの対策が不可欠です。
ファイリングのルール
図面のファイリングに統一されたルールがないと、過去の図面の所在が不明になり、必要な場面に迅速に取り出せません。
これにより、作業の遅延や意思決定の遅れにつながります。
さらに深刻な問題として、既存の図面を見つけられずに再度作成してしまう「多重製図」があります。
多重製図は時間とリソースの浪費だけでなく、異なるバージョンの図面が存在することで混乱を招き、施工ミスのリスクを高めます。
効率的なプロジェクト管理のためには、一貫したファイリングシステムの確立が不可欠です。
保管スペースの圧迫
建設業界では、プロジェクトの複雑化に伴い、図面の数と規模が増大しています。
その結果、紙の図面を保管するためのスペースの確保が困難になり、オフィスや現場事務所のスペース効率が低下する問題が生じます。
保管スペースの圧迫は、作業環境の悪化や賃料の増加につながる可能性があり、早期解決が重要です。
一方、デジタル管理に移行した場合でも、大量のデータがパソコンやファイルサーバーの容量を圧迫し、システムの性能低下や、新たなストレージ投資の必要性を生じさせています。
紙の図面やCADデータなどの保存方法については、クラウドシステムを活用した最適化が解決策となります。
図面管理の属人化
図面管理の属人化は、業務効率と品質管理に重大な影響を与えています。
特定の担当者のみが図面管理のノウハウを持っている状況では、その担当者の不在時や退職時に業務が滞る危険性があります。
また、属人化により、異なる担当者や部署、多拠点、取引先との円滑な情報共有が困難になり、プロジェクト全体の進行に支障をきたす可能性があるでしょう。
属人化はチーム間の連携性の低下や、重要な設計変更の見落としにつながる恐れがあるため、図面管理の標準化とシステム化が必要です。
他拠点や取引先への共有
紙ベースの図面管理では、遠隔地との迅速な情報共有が困難で、輸送コストや時間のロスが発生します。
また、紙の図面は最新の情報変更を即時に反映することが難しいです。そのため、古い情報に基づいた作業が行われるリスクがあります。
さらに、セキュリティの観点から、機密性の高い図面データの適切な管理と共有方法の確立が求められます。
効率的なプロジェクト進行と関係者間の円滑なコミュニケーションのためには、安全で迅速な図面共有システムの導入が重要です。
バージョン管理（最新版の共有）
建設プロジェクトにおけるバージョン管理の課題は、工程の遅延や品質低下のリスクを高めます。
最新版の図面を即座に判別できないことで再確認に多くの時間を要し、プロジェクトの進行速度が低下します。
さらに深刻な問題として、誤って過去の図面を使用してしまうケースがあります。これは、施工ミスや材料の無駄遣いなど、後の工程で大きなトラブルに発展する可能性があるため、確実に避けなければなりません。
常に最新の情報に基づいて作業できる環境を築けば、ミスの防止と効率的なプロジェクト管理が実現します。
図面管理システムの特徴とメリット
図面管理システムは、設計図面や関連資料をデジタルで容易に一元管理するツールです。
図面の保存をはじめ、情報検索、共有、バージョン管理などの多機能を備え、業務効率の向上や情報共有の円滑化を実現します。
ここでは、図面管理の多岐にわたる課題を解決する専用システムの導入メリットを紹介します。
ペーパーレス化によるコスト削減
図面管理システムは、建設現場や製造現場で必要な紙の図面をデジタル化します。
これにより、紙の図面印刷や持ち運び、保管にかかる手間やコストが削減され、オフィススペースの有効活用も可能になります。
また、紙の劣化や紛失のリスクが軽減され、長期的な保存も可能です。
デジタル化により、遠隔地との図面共有も瞬時に行えるため、輸送コストや時間の削減にもつながります。
図面管理システムは、紙の図面の削減で環境負荷の低減にも貢献する手段です。
図面の一元管理と高度な検索活用
図面管理システムは、異なる種類やプロジェクトの図面を一つのプラットフォームで統合的に管理します。
これにより、プロジェクト全体の図面情報をスムーズに把握でき、効率的な業務遂行が実現します。
さらに、各図面に対して詳細な属性情報やメモを追加できる機能や、高度な検索機能を備えていれば、作業時間の大幅な短縮につながるでしょう。
図面管理システムの導入は、設計変更や問題解決のスピードを向上し、プロジェクト全体の生産性を高めます。
管理プロセスの標準化
図面管理システムを活用すれば、図面の作成・承認・更新・保管などのプロセスが明確になり、統一されたルールとワークフローを構築可能です。
これにより、誤った図面の使用や重複作業のリスクも軽減されます。
さらに、バージョン管理機能があれば最新の図面を常に正確に把握でき、過去のバージョンとの比較も容易になるでしょう。
標準化されたプロセスは新人教育にも有効で、業務の属人化を防ぎ、組織全体の生産性向上に寄与します。
情報漏えいや改ざんのリスク抑制
図面管理システムは、紛失や盗難による情報漏えいや改ざんのリスクを大幅に抑制します。
図面ごとにアクセス権限を設定可能なシステムであれば、機密性の高い図面への不要なアクセスを制限し、不正な閲覧や編集を防止可能です。
さらに、閲覧履歴を確認し「誰がいつどの図面にアクセスしたか」を追跡することが可能になり、セキュリティ管理が強化されます。
また、データのバックアップにより、災害や機器故障による図面データの喪失リスクも最小限に抑えられます。
最新版のスムーズな共有
図面管理システムの導入により、最新版の図面を関係者間でスムーズに共有することが可能になります。
リアルタイムでの更新と通知機能を搭載したシステムなら、設計変更や修正が即座に全関係者に伝達され、古い情報に基づく作業ミスを防止できます。
クラウドベースのシステムでは、場所や時間を問わず、さまざまな図面データにアクセス可能です。そのため、現場と事務所、協力会社との円滑なコミュニケーションが実現します。
また、承認ワークフローの機能があれば、図面の変更プロセスが明確化され、承認状況の把握も容易になるでしょう。
建設業向け図面管理システムの選定ポイント
建設業で図面管理システムを導入する際、どのような要素に注目すべきかわかりやすく解説します。
自社に必要な機能の有無
建設業向け図面管理システムを選ぶ際は、現場のニーズに合った機能が重要です。
例えば、バージョン管理や検索機能、メモ・マークアップ機能などの必要性を検討しましょう。また、CADファイルや大容量の写真データに対応したクラウドベースのシステムかどうかも確認が必要です。
現場と事務所間のスムーズな情報共有、複数の協力会社との連携、モバイル端末での利用など、建設プロジェクト特有の要件も考慮しましょう。
将来的な拡張性も重要で、プロジェクトの規模や複雑さの増大に対応できるシステムを選ぶことで、長期的な業務効率の向上が期待できます。
アクセスや操作の容易さ
建設現場での使いやすさは、図面管理システムによる業務効率化の成功に直結します。
デジタルツールに不慣れな人でも、直感的に操作可能なシステムであることが重要です。特に、スマートフォンやタブレットでの操作性に注目しましょう。
クラウドベースのシステムを利用することで、現場からのリアルタイムアクセスが可能になります。また、既存のCADソフトウェアとの連携や、簡単な図面のアップロード機能も重要です。
さらに、オフライン時の利用や同期機能など、現場の通信環境を考慮した機能も確認しましょう。
現場でのスムーズな導入・運用を求める場合には、マニュアルの提供や導入サポートの充実度も大事な選定ポイントになります。
セキュリティの充実度
建設プロジェクトにおける図面管理システムのセキュリティは、企業の機密情報と顧客データ保護の観点で非常に重要です。
選定ポイントとしては、アクセス制御機能を備え、現場作業員、協力会社、クライアントごとに適切な閲覧・編集権限を設定できることが重要です。データの暗号化や二段階認証、ログ管理機能の有無も確認しましょう。
さらに、紛失しやすいモバイル端末からのアクセスに対するセキュリティ対策や、現場での不正アクセス防止策も重要なポイントです。
定期的なセキュリティアップデートとサポート体制も、長期的なプロジェクトの安全性確保には欠かせません。
導入・運用コスト
図面管理システムの導入・運用コストは、プロジェクトの規模や期間に応じて検討する必要があります。
初期費用には、システムのライセンス料や機能のカスタマイズ費用、データ移行費用などが含まれます。
運用費用としては、月額または年額のサブスクリプション料、保守・サポート費用、システムのアップグレード費用を考慮します。
クラウドベースとオンプレミス型ではコスト構造が異なるため、長期的な視点での比較が重要です。
システム導入による現場作業の効率化やペーパーレス化、エラー削減によるコスト削減効果なども考慮し、費用対効果を評価しましょう。
まとめ
図面管理は、建設業の業務効率を左右する重要なプロセスですが、従来の紙での管理には多くの課題があります。
その解決策となるのが、専用システムを活用したアナログからデジタル管理への移行です。
図面管理システムは、バージョン管理や情報共有の迅速化、業務の属人化の解消に大きく貢献し、プロジェクト全体の生産性を向上します。
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CADデータやPDFデータで作成した高解像の図面をクラウド上で保存し、迅速なアクセスや最新版の共有をサポート。
さらに、デジタル化した図面に対し、写真やメモ、矢印などの関連情報を追加し、記録や情報伝達の質を向上します。
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