【建設業】工事完了報告書とは？必須項目やデジタル化するメリットを紹介

建設業における工事完了報告書は、工事の詳細や費用、品質などを正確に記録し、発注者との認識を一致させるために不可欠な書類です。

報告書には工期、工事現場名、請負金額、担当者名といった基本情報が必須で、元請けや官公庁によっては追加項目や指定書式が求められることもあります。予備知識をもっておくことで、スムーズな作成・提出が可能になります。

この記事では、工事完了報告書の役割や必須項目、作成・提出のポイント、そしてデジタル化による効率化のメリットまで、建設業の現場で役立つ情報を網羅的に解説します。

これから報告書を作成する方や、業務改善を目指す方は、ぜひ最後までご覧ください。

建設業の工事完了報告書とは

建設業の工事完了報告書は、工事を請け負った業者が元請けや発注者に対して工事の完了を報告するための書類です。

この報告書には、工期、工事現場名、工事費用、材料費、担当者名などの基本情報が記載されています。

ここでは、建設業の工事完了報告書について詳しく解説します。

工事完了報告書の作成義務

工事完了報告書の作成については、民間工事では法律上の義務はありません。

しかし、官公庁や自治体が発注する工事では、契約書や条例で提出が義務付けられることが一般的です。民間工事でも契約内容に提出義務が明記されている場合や、金融機関がローンの支払いに際して提出を求めるケースもあります。

工事完了報告書は、トラブル防止や会計処理、固定資産計上、維持管理の基礎資料として重要な書類です。また、公共工事や補助金・助成金対象の工事では、報告書の提出がなければ支払いが完了しないこともあります。

したがって、工事の性質や契約内容、発注者の指示を確認し、必要に応じて作成・提出することが重要です。

請負業者と発注者における重要性

工事完了報告書は、請負業者と発注者の双方にとって非常に重要な書類です。

請負業者にとっては、契約通りに工事が完了したことを正式に報告し、契約義務の履行を証明する根拠となります。また、工事代金の請求や追加費用の発生時にも、報告書が証拠資料として活用されます。一方、発注者にとっては、工事の完了を確認し、固定資産の計上や将来のトラブル対応に必要です。

報告書の提出により、双方の認識を一致させ、トラブル防止や信頼関係の構築にもつながります。

工事完了報告書と検査報告書の違い

工事完了報告書と検査報告書は、目的と作成主体が異なります。

検査報告書は、工事の品質や法令適合を第三者が確認した結果を記録する書類です。

検査報告書には、検査項目、検査結果、不適合事項の有無、修正状況などが詳細に記載され、工事の品質保証や法的適合性を裏付ける役割があります。

つまり、工事完了報告書は「工事完了の事実報告」、検査報告書は「品質・法令適合の確認」が主な違いです。

工事完了確認書との違い

工事完了報告書と工事完了確認書は、作成主体と役割が異なります。

工事完了確認書は、発注者が工事の結果を確認・検収した事実を示す書類です。発注者が報告書の内容をチェックし、問題がなければ工事完了確認書を発行し、正式な引き渡しや支払いの手続きが完了します。

つまり、工事完了報告書は「請負業者からの報告」、工事完了確認書は「発注者による確認」が主な違いです。

工事請負契約書との関係

工事完了報告書と工事請負契約書は、工事の開始から完了までの一連の流れにおいて密接に関係しています。

工事請負契約書は、工事の範囲、工期、金額、仕様などを明確に定めた契約文書であり、工事完了報告書はその契約内容が正しく履行されたことを発注者に報告する書類です。工事完了報告書には、契約書に記載された工事内容や工期、金額、現場写真などを記載し、契約通りに工事が完了したことを証明します。

工事完了報告書は契約書の履行状況を報告する重要な役割があり、双方の認識を一致させ、トラブル防止や支払い手続きにおける根拠となります。

工事完了報告書の書式

工事完了報告書の書式は統一されていませんが、市販の書式やエクセルテンプレートを活用して作成できます。実際にどのような書式があるのか詳しく紹介します。

市販の書式

市販の工事完了報告書書式は、手軽に利用できる便利な選択肢です。

一般的な建設業務をカバーするよう設計されており、基本的な情報を網羅しているため、初めての作成でも簡単に利用できます。

また、購入後は必要に応じて項目を追加・削除できるため、自社の業務内容に合わせて調整すれば効率化を図れます。

元請けの書式

元請け企業が提供する専用書式は、その企業が求める情報を正確かつ効率的に伝えるために設計されています。

元請け企業が求める情報やフォーマットがあらかじめ設定されており、受注者はその指示に沿って記入するだけで完了します。これにより、情報の不一致や誤解を防止でき、スムーズなコミュニケーションが可能になるのがメリットです。
また、提出先ごとに異なる要件にも対応しやすくなるため、多くの企業がこの形式を採用しています。

官公庁指定の書式

官公庁指定の工事完了報告書書式は、公的機関から受注した工事プロジェクトで使用されます。
多くの場合で提出が義務付けられており、そのフォーマットは各自治体や官公庁のウェブサイトからダウンロード可能です。

指定された書式には、法令遵守や行政手続き上必要な項目が含まれており、それらを正確に記入することが求められます。

このような形式を利用することで、公的機関との契約条件を満たし、適切な記録管理と透明性を確保できます。

Excel・Wordの自社フォーマット

自社フォーマットは、ExcelやWordを用いて独自に作成されることが多いです。この書式のメリットは、会社のニーズに応じて柔軟にカスタマイズできる点にあります。

例えば、特定のプロジェクトに必要な項目を追加したり、デザインを変更して見やすくしたりすることが可能です。テンプレート（ひな形）として保存しておけば、今後の工事完了報告書作成時にも迅速に対応できます。

オンライン施工管理ツールのテンプレート

オンライン施工管理ツールは、工事完了報告書作成を効率化するための強力なツールです。

クラウドベースのサービスであれば、どこからでもアクセスできる利便性があり、マニュアルに沿って簡単に報告書を作成できます。

また、自動計算機能や進捗管理機能なども搭載されているケースが多く、現場管理と報告業務の効率化に役立ちます。

工事完了報告書に書く項目

工事完了報告書は、工期や工事現場名、工事費用などの記載が必須とされています。

以下は、必須項目と必要に応じて記載する項目をまとめたものです。

項目	必須/任意	概要
工期	必須	工事開始日と終了日を明記。正確な期間を示すことでスケジュール管理を確認可能にする。
工事現場名	必須	工事が行われた具体的な現場名。場所を明確にすることで管理や記録の精度を高める。
工事費用（請負金額）	必須	工事にかかった費用の総額を記載。契約内容や予算に対する実績を把握するための重要な情報。
工事会社名	必須	工事を請け負った会社の名称を記載。責任の所在を明確にするための基本情報。
担当者名	必須	工事を担当した責任者の氏名。問い合わせやトラブル時の迅速な対応を可能にする。
工事完了写真	任意	工事前後や作業中の写真を添付。完成状況や施工内容を視覚的に確認する資料として有用。
材料・素材	任意	使用された主要な材料や素材を記載。品質確認や将来の参考資料として利用可能。
費用明細	任意	工事費用の内訳を詳しく記載。コスト透明性を高め、予算管理の精度向上に役立つ。
その他	任意	特記事項や報告書に記載が必要な追加情報を記載。プロジェクトに特有の重要事項を補足する。

これらの項目を基に工事完了報告書を作成することで、内容の網羅性と正確性を高め、関係者間の認識を統一できます。

工事完了報告書の提出フロー

工事を請け負ってから工事完了報告書を提出するまでの流れをまとめると、以下のようになります。

工事の請け負い：契約内容や工事の詳細を確認し、施工計画を立てる
工事の完了：完了後は施工内容や品質を確認し、必要な写真や資料を収集する
工事完了報告書の作成：必須項目を記載し、必要に応じて工事完了写真や材料の詳細を添付する
元請け業者への提出：完成した工事完了報告書を元請業者に提出する

工事完了報告書を提出する際、建物引渡に関する書類や建物完成状況に関する書類の提出が求められる場合があります。

必要書類に関しては、早い段階で確認しておくことをおすすめします。

工事完了報告書に必要な添付書類

工事完了報告書に必要な添付書類は、工事の種類によっても変わりますが、一般的に必要となる添付書類は以下の通りです。

工事写真
完成図・竣工図書
工事請負契約書の写し
工事代金の領収書または振込控えの写し
資材の納品書・請求書・費用明細
検査済証の写し
産業廃棄物管理票（E票）の写し

報告書の提出先によって、必要な書類のリストやフォーマットが細かく指定されていることがあります。

トラブルを避けるため、着工前または契約時に、完了報告時に必要な書類のリストを必ず確認することが大切です。

工事完了報告書の提出先

工事完了報告書の提出先は、通常は元請業者や発注者です。

請負業者が工事完了報告書を作成し、工事が完了したことを報告します。官公庁や自治体が発注者の場合、指定された書式や提出先に提出する必要があります。

また、建設業者や民間企業では、それぞれの会社が定める提出先や提出方法が異なるため、事前に確認することが重要です。

工事完了報告書の作成ポイント

工事完了報告書の作成には、正確な記録と証拠の残し方が重要です。

以下のポイントを押さえて、トラブル防止と信頼性の確保を図りましょう。

通し番号をつける

工事完了報告書に通し番号をつけることは、書類管理とトラブル対応の観点から非常に重要です。

通し番号を付けることで、自社内の複数の工事報告書を一元管理でき、後日元請業者や発注者からの問い合わせがあった際にも、該当の書類を迅速に特定できます。また、工事の履歴や関連書類との紐づけも容易になり、社内連携や会計処理、トラブル防止にも役立ちます。通し番号は、工事ごとに割り振るのが基本です。

番号は、単に作成順の連番とするだけでなく、「年度-連番」「地域コード-年度-連番」など、自社の管理体系に合わせて一定のルールを設け、全社で統一することが肝心です。

ルールが明確であれば、報告書の作成者や時期が異なっても、一貫した管理体制を維持できます。

工事写真を撮影して添付する

工事完了報告書に工事写真を添付することは、報告書の信頼性と証拠性を高める上で重要です。

施工前と施工後の写真を添付することで、工事の進捗や変化を視覚的に示すことができ、発注者や関係者に正確な状況を伝えられます。また、トラブルやクレームが発生した際にも、写真は事実を証明する重要な資料となります。

撮影する際は、工事のポイントとなる箇所や変化が明確にわかるように、同じアングルで施工前・施工後を撮影し、撮影日や場所、簡単な説明を添えると効果的です。

工事写真は、品質管理や工程管理、トラブル防止にも役立ちます。

取引内容や条件を具体的に記載する

工事完了報告書では、取引内容や条件を具体的に記載する必要があります。

契約書や仕様書に記載された内容を正確に反映し、工事の範囲や仕様、工期、金額、使用材料などを明確に記録することが重要です。また、変更工事や追加工事があった場合も、その内容や理由、変更後の金額などを詳細に記載し、変更履歴が一目で分かるようにすることが求められます。

工事完了報告書は透明性や証拠性が重視されるため、記載漏れがないよう、契約書や仕様書と照らし合わせながら丁寧に記入しましょう。

請負金額は契約時に決定した金額を記入する

請負金額は、契約時に決定した金額を工事完了報告書に記入することが基本です。

契約書に記載された金額を正確に転記し、工事費用の透明性と証拠性を確保しましょう。変更工事や追加工事があった場合は、変更契約書の金額も反映させます。

材料費や別途支払いの明細も必要に応じて記載し、領収書や納品書のコピーを添付することで、トラブル防止や支払いの根拠を明確にできます。

金額の記載漏れや食い違いがないよう、契約書と照らし合わせながら丁寧に記入することが重要です。

客観的な根拠を示す

工事完了報告書では、客観的な根拠を示すことが重要です。

施工内容や品質、工事の進捗状況を写真、図面、検査結果、テストレポートなどの資料で証明することで、報告書の信頼性が高まります。これらの資料は、工事が契約通りに完了したことを第三者にも説明できる根拠となり、トラブル防止や支払い手続きにも役立ちます。

また、工事の品質や安全性を客観的に示すことは、発注者や関係者との信頼関係を築くことにもつながるでしょう。

関係者への確認と承認

工事完了報告書を作成する際は、関係者への確認と承認を行うことが重要です。

報告書を提出する前に、関係者や担当者に内容の確認と承認を得ることでミスの防止につながります。特に複数の視点でチェックを行うことで、記載漏れや誤記を防ぎやすくなり、報告書の正確性と信頼性が高まります。

また、関係者間の認識を一致させ、トラブルや誤解を回避できるため、円滑な業務運営にもつながるでしょう。

工事完了報告書の注意点

工事完了報告書の作成・提出にあたっていくつか気をつけるべき点があります。

ここでは、工事完了報告書の注意点を解説します。

保存期間を守る

工事完了報告書の作成には法的な保存義務はありませんが、建設業法施行規則第28条では、営業に関する帳簿や書類の保存期間が5年間と定められています。

工事完了報告書は契約書や施工体制台帳などの添付書類に該当し、5年間保存することが望ましいです。また、新築住宅の工事や長期保証がついた場合は10年間の保存が必要な場合もあります。

税務調査や監査、トラブル対応に備え、法的リスクを回避するためにも保存期間を守りましょう。

工事に係る領収書を保存しておく

工事完了報告書の作成ポイントとして、工事に関わる領収書を保存しておくことが重要です。

領収書は、工事にかかった費用や支出の正当性を証明するための証拠資料となり、報告書の添付書類となります。材料費や交通費、ガソリン代など、工事にかかったすべての費用について領収書や納品書を発行してもらい、工事完了報告書を提出するまで確実に保管しましょう。

領収書がなければ、費用の承認が受けられない場合もあります。

現場名や利用内容を明記した領収書を必ず保管し、紛失や破損に注意して保管することが大切です。

材料費やその他の経費は分けて書く

工事完了報告書では、材料費やその他の経費を分けて記載するのが基本です。

材料費は工事に使用した建材や製品の仕入れ費用を明確にし、交通費や消耗品費などその他の経費も別項目で記録します。このように分けて記載することで、工事費用の内訳が明確になり、発注者や関係者に透明性を示せます。また、後日の確認やトラブル防止のためにも、領収書や納品書などの添付資料をそれぞれの項目に合わせて整理しておきましょう。

工事費用の明細を細かく分けて記録することで、予算管理や会計処理もスムーズになります。

使用している材料や素材の正しい記載

工事完了報告書では、使用している材料や素材を正確に記載することが大切です。

材料名だけでなく、素材の種類、品番・仕様・数量・メーカー名など、可能な限り詳細な情報を記録しましょう。これにより、工事の品質や安全性、仕様の適合性を第三者にも明確に示すことができます。また、材料の変更や追加があった場合も、その理由や変更後の詳細を記載し、発注者や関係者に透明性を提供します。

材料や素材の記載漏れや曖昧な記述はトラブルの原因となるため、契約書や仕様書と照らし合わせながら正確に記入することが求められます。

法的要件の確認

報告書を作成する際は、契約書や法律で定められた要件を確認し、それに従った内容を正確に記載することが重要です。

特に官公庁や自治体発注の工事では、法令や指定書式に沿った記載が求められるため、契約内容や最新の法規・業界基準を常に確認して作成しましょう。

法的要件の確認を行うことで、法律違反やトラブルを回避でき、報告書の信頼性も高まります。

工事完了報告書の管理を怠らない

工事完了報告書の正しい管理は、後々のトラブル防止や円滑な業務運営のために不可欠です。

特に紙ベースでの保管は、紛失や盗難、劣化、災害による損失などのリスクが高くなります。さらに複数の工事を抱える企業では、書類の混在やファイリングの煩雑さから、必要な情報が見つからない、あるいは紛失するケースも少なくありません。

また、担当者の異動や引き継ぎがうまくいかないと、書類の所在が分からなくなることもあり、業務の滞りやトラブルの原因になります。

こうしたリスクを減らすためには、デジタル化や文書管理システムの活用が有効です。

Photoructionで工事完了報告書をデジタル化するメリット

工事完了報告書を効率的に作成および管理したいなら、時間と場所を問わず、どこでも利用できるデジタルツールがおすすめです。

ここからは、建設生産に関するデジタル化をサポートする『Photoruction（フォトラクション）』の機能や導入メリットを紹介します。

帳票デジタル化のニーズが高まる背景

建設業界では、業務効率化やペーパーレス化へのニーズが年々高まっています。

そのなかでも、工事完了報告書をはじめとする帳票類のデジタル化は、多くの企業が直面する課題です。

紙書類の保管や移動にかかるコスト、記入ミスの修正に費やす時間、事務所への移動による非効率性など、従来のアナログ管理にはさまざまな問題があります。

このような問題に対し、『Photoruction』は、帳票のデジタル化を簡単に実現できるクラウドサービスとして多くの企業様に導入されています。

『Photoruction』なら、現場から直接データを入力・送信できるため、事務所に戻る手間を省きながら、業務を大幅に効率化します。

現場から直接書類を電子化できる

『Photoruction』を利用する最大の利点は、現場で書類作成が完結することです。

作業者が事務所に戻って書類を手作業で整理する必要がなくなり、時間とコストの削減が実現します。

また、どこからでもデータにアクセスでき、チーム全体でリアルタイムに進捗状況を共有することも可能です。さらに、自動保存機能でデータ紛失のリスクを最小化し、安全性を向上させます。

『Photoruction』の多様な機能を通じて、書類作成にかかる負担を軽減し、より重要な業務にリソースを集中することが可能です。

過去の記録の検索や閲覧が簡単にできる

Photoructionでは、工事完了報告書を含む過去の記録をクラウド上で一元管理できるため、必要な情報の検索や閲覧が簡単です。

写真・図面・報告書などは、工種・部位・日付・担当者などの条件で絞り込み検索が可能で、必要な書類や記録を瞬時に見つけることができます。また、現場で撮影した写真や作成した書類は、自動で整理され、タグ付けや属性情報の付加も可能です。複数現場や大量のデータでも管理がしやすく、業務効率が大幅に向上します。

さらに、過去の記録はチーム間で簡単に共有でき、トラブル対応・監査・報告書の作成時にも役立ちます。

自由度が高いフィールドレポート機能

『Photoruction』の特徴のひとつに、定型的な書式だけでなく、会社独自の帳票を簡単に作成できるフィールドレポート機能があります。

フィールドレポート機能を活用すれば、自社の業務フローに合わせたカスタマイズが可能です。

例えば、一般的な工事完了報告書に加え、材料費明細や特殊な施工記録を含む書類を作成したい場合、『Photoruction』上で必要な項目を設定して一括管理できます。

さらに、現場からスマートフォンやタブレットで直接記入・提出が可能なため、作業を効率化しつつ書類の精度を向上させることができます。

効率的かつ正確な報告書作成を実現したい企業様にとって、『Photoruction』は頼れるパートナーとなります。

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工事完了報告書に関するQ&A

工事完了報告書の作成・提出・保管などに関して、よくある質問と回答を紹介します。

Q1.工事完了報告書を作成する義務はありますか？

A.建設業法法（令和6.12版）にて、工事完了報告書の作成義務について直接的な規定はありません。ただし、契約内容によって求められる場合があります。

多くの工事現場では、発注者や管理者に対する説明責任を果たすために作成が推奨されています。また、トラブル防止や履歴管理の観点からも重要な書類です。

参考元：建設工事の適正な施工を確保するための建設業法（令和6.12版）

Q2.工事完了報告書の提出期限はありますか？

A.提出期限は、契約内容や発注者の指示によって異なります。

工事完了後、速やかに提出することが求められます。遅れると工事費用の支払いに影響が出る場合もあるため注意が必要です。

また、建設業法法（令和6.12版）では工事完了報告書の提出期限について規定は定められていません。

Q3.工事完了報告書はいつまで保管すればいいですか？

A.契約書や法律で定められた期間に準じますが、通常5年から10年程度が目安です。

建設業法施行規則第26条にて、契約書や施工体制台帳などの帳簿と添付書類は、5年間の保存が義務付けられています。

特に公共工事の場合、一定期間の保管義務があります。民間工事でも保証やトラブル対応のために、10年程度の長期間保管することが望ましいです。

Q4.工事完了報告書に押印義務はありますか？

A.現在の法令では押印の義務はありませんが、契約や発注者の要請で必要になる場合があります。

「押印を求める手続の見直しのための国土交通省関係省令の一部を改正する省令」にて、令和3年1月1日から工事完了報告書の押印が省略可能となりました。

デジタル化が進むなかで、電子署名や印鑑証明で代替されるケースも増えていますが、事前に発注者と確認しておくことが重要です。

まとめ

工事完了報告書は、建設業における品質保証やトラブル防止、履歴管理の要となる重要な書類です。

適切な書式と方法で作成することで、関係者間の認識を一致させ、工事の進行や引渡しを円滑に進められます。また、デジタルツールの活用により、作成・管理の効率化がさらに進みます。

『Photoruction』は、帳票のデジタル化や現場作業の効率化を促進する次世代の建設プラットフォームです。

建設業におけるさまざまな業務や書類作成・管理をソフトウェアで効率化し、プロジェクト全体の生産性を向上させます。

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