【建設業向け】作業報告書の効果的な書き方！デジタル化におすすめのツールも紹介

建設現場では、日々の作業内容や進捗状況を正確に記録し、関係者全員で共有するため、作業報告書が必要不可欠です。

そのような中、「作業報告書を効率よく作りたい」「現場とオフィス間の情報共有をもっとスムーズにしたい」と考えている方も多いでしょう。

作業報告書の作成方法は、手書きをはじめ、Excel・Wordで作った社内統一フォーマットの運用、建設業に特化したクラウド型デジタルツールの活用といった種類があります。

この記事では、建設業向けに作業報告書の作成方法や効果的な作成ポイント、おすすめのデジタルツールを紹介します。

【目次】

1. 建設業における作業報告書とは
2. 建設業における作業報告書の項目
3. 建設業で作業報告書を作成するメリット
4. 建設業の作業報告書を作成する手順
   1. 手書きでの作成手順
   2. 社内統一テンプレートでの作成手順
   3. デジタルツールでの作成手順
5. 建設業における効果的な作業報告書作成のポイント
6. 作業報告書のデジタル化ならPhotoruction
   1. Photoructionのフィールドレポート機能
   2. Photoructionの導入メリット
7. 作業報告書に関するQ&A
8. まとめ

建設業における作業報告書とは

作業報告書は、現場の進捗状況や作業内容を記録し、プロジェクト管理や情報共有を効率化する重要な書類です。

主な目的は、作業内容の確認や進捗状況の把握・共有で、現場全体の効率的な管理と安全な運営に不可欠なものとされています。

作業報告書には通常、工事名、記入者名、日付、天候、作業者氏名、作業時間、具体的な作業内容などが記載されます。

これにより、現場責任者や管理者は日々の作業を詳細に把握し、問題点や改善点を迅速に特定することが可能です。

適切に作業報告書を作成することで、プロジェクトの円滑な進行と品質管理、コスト管理の最適化にもつながり、建設業の生産性向上に大きく寄与します。

建設業における作業報告書の項目

建設業の作業報告書には、作業日付、現場名、工事名、作業内容、作業進捗などを記載します。

現場やプロジェクトの特性に合わせて項目を追加・カスタマイズすることで、より正確でスムーズな情報共有が可能となります。

以下は、作業報告書における項目の基本的な例とその概要です。

項目名	必須/任意	概要
作業日付	必須	作業が実施された具体的な日付を記載。
現場名/工事名	必須	作業が行われた現場や工事プロジェクトの名称を記載。
作業内容	必須	作業の具体的な内容を記載。例：型枠設置、コンクリート打設など。
作業員情報	必須	作業に従事した人数、担当者名、役職などを記載。
使用材料・機材	任意	使用した主要な材料や機材を記載。例：鉄筋、コンクリート、ショベルカーなど。
作業進捗	必須	作業がどの段階まで進んでいるかを記載。例：全体の60％完了など。
問題点・課題	任意	作業中に発生した問題点や課題を記載。例：天候による遅延、安全上の注意点など。
安全確認事項	必須	安全点検や確認事項を記載。例：保護具の使用状況、作業環境の確認内容など。
工事写真	任意	作業中や完了後の写真を添付。
天候・環境条件	任意	当日の天候や環境条件を記載。例：晴れ、気温25度、湿度60％など。
コメント・備考	任意	特記事項やその他の情報を記載。
承認欄	必須	作業責任者や管理者の承認印や署名欄。

建設業で作業報告書を作成するメリット

作業報告書の作成には、プロジェクトの透明性向上や効率化など、多くのメリットがあります。

プロジェクト管理の効率化

作業報告書を作成することで、プロジェクトの進行状況を正確に把握できます。

どの作業が完了し、次に何を行うべきかを明確に示してくれるため、進捗状況を可視化する効果があります。また、予定より遅れている作業や資材不足といった課題を早期に発見できるため、迅速な対応が可能です。

作業報告書は調整業務の簡略化にもつながり、無駄なやり直しを防ぐ役割を果たします。

実践的な業務改善とスキル向上

作業報告書は、その日の業務を振り返る貴重な機会を提供します。

計画と実績を比較し、スムーズに進んだ点や改善が必要な課題を分析すれば、次の日の作業に向けた具体的な改善策を考えることができます。
さらに、作業日報を基にしたアドバイスが可能となり、作業員の実践的な業務改善を図ることが可能です。

作業報告書を活用し、業務の振り返りと上司のサポートを組み合わせれば、より効率的で成果の高い働き方を実現できます。

情報共有とコミュニケーションの円滑化

建設プロジェクトには多くの関係者が関わるため、情報共有がプロジェクト成功の鍵となります。
作業報告書をデジタル化し、クラウド型の管理システムを活用すれば、リアルタイムに情報提供が可能です。

これにより、現場とオフィスの連携が強化され、双方の信頼関係の構築に寄与するのが大きなメリットです。また、文書化された情報は、トラブルや誤解が生じた際の証拠として活用でき、将来的な問題を防ぐ効果もあります。

建設業の作業報告書を作成する手順

作業報告書の作成方法は、手書き、テンプレートの活用、デジタルツールの使用といった選択肢があります。

それぞれの手順について詳しく解説します。

手書きでの作成手順

手書きでの作成は最も基本的であり、特別な準備が不要です。

手書きでの作成は、電源がない現場や急いで記録する必要がある場合に最適です。

例えば、現場で突発的な問題が発生した際も即座にメモを取ることができ、後で詳細を報告書に反映できます。
ただし、文字の読みづらさや記載内容の曖昧さがトラブルを招く可能性があるため、できるだけ丁寧な記録を心がける必要があります。

社内統一テンプレートでの作成手順

社内統一フォーマットや現場の状況に最適化されたテンプレートを運用すれば、均一で分かりやすい報告書を簡単に作成できます。

テンプレートには、必須項目の枠が最初から用意されているため、記録内容の抜けや記載ミスを削減できます。

また、同じ形式の報告書をチーム全体で使用すれば、管理者が異なる報告書の形式に混乱することもありません。

ただし、現場の状況に応じてテンプレートをカスタマイズする手間が発生する場合もあります。

デジタルツールでの作成手順

作業報告書の作成を支援するデジタルツールは、記録の効率化と共有の迅速化に優れています。

デジタルツールは、複数の関係者間での情報共有が必要な場合に特に効果を発揮します。

例えば、クラウドベースの施工管理アプリ『Photoruction（フォトラクション）』を使用すれば、現場の作業報告を管理者がオフィスから即座に確認可能です。また、報告書に写真や動画を添付できるため、記録の精度や説明力が向上します。

デジタルツールをスムーズに導入したい場合は、導入・運用サポート体制が充実している業者を選ぶことがポイントです。

建設業における効果的な作業報告書作成のポイント

ここからは、関係者間の情報共有をより円滑化するために、効果的な作業報告書の作成のポイントを解説します。

タイムリーな作成

作業報告書は、作業を終えた直後に作成するのが理想です。

タイムリーな記録により、記憶の曖昧さや詳細の漏れを防ぐことができます。 

例えば、現場で作業中に発生した課題や進捗状況を、その日のうちに記録すれば、次の日以降の計画に迅速に反映できます。

また、リアルタイムでの報告により、管理者や関係者が早急に対応を取れるため、プロジェクト全体の効率が向上します。

タイムリーな作成は、報告書が持つ「現場の現状を反映する」役割を最大限に発揮させるポイントです。

具体的な数値や事実の記載

作業報告書には、主観的な表現ではなく、具体的な数値や事実を記載することが求められます。

「進捗状況が良好」「作業が順調」といった抽象的な記載ではなく、どれくらい進捗したのか、どの部分で問題が発生したのかを明確に伝えることが重要です。

例えば、「鉄筋の設置が計画の70％完了」「予定より3日遅れているが、明日中に5人追加で対応予定」など、数値や具体的な内容を記載しましょう。これにより、管理者が迅速かつ適切な判断を下すための材料を提供できます。

また、具体性を持たせることで、報告書自体の信頼性も高まります。

写真や図面の活用

建設業では、文字や数値だけでなく、写真や図面を活用することで、作業内容や現場状況を視覚的に伝えられます。 

例えば、デジタルツールを活用して作業箇所の全体像の写真を添付したり、完成部分と未完成部分を図面に示したりすることで、現場状況が一目で把握できます。

クラウド型のデジタルツールなら、遠隔地にいる管理者や関係者が報告内容を迅速に把握できるため、意思決定が円滑になります。

写真や図面を添付する際には、撮影日時や位置情報を明記すると、記録の精度がさらに向上します。

作業報告書のデジタル化ならPhotoruction

建設業界における作業報告書の作成・管理は、デジタルツールの活用で劇的に効率化できます。

ここからは、建設生産性を向上させる多機能をオールインワンした建設プラットフォーム『Photoruction』で、作業報告書のデジタル化を実現するメリットを紹介します。

Photoructionのフィールドレポート機能

フィールドレポート機能は、現場での作業報告を効率的に記録するための機能です。

お客様独自の形式やレイアウトを持つ帳票を簡単に電子化できる柔軟性により、現場の多様な活動記録に対応できます。そのため、わざわざ事務所に戻ってパソコンを立ち上げなくても、現場で書類作成を完結できることが大きな利点です。

また、スマートフォンやタブレットで直感的に操作できるため、デジタルツールの操作が苦手な方にも扱いやすい設計となっています。

作業箇所の写真を報告書に直接添付すれば、進捗状況や問題箇所を視覚的に共有可能です。さらに、クラウド上でのリアルタイムな情報共有で、現場とオフィス間の情報伝達をスムーズにします。

テンプレート機能も備わっているため、記録の一貫性と品質が確保され、現場管理の効率が大幅に向上します。

Photoructionの導入メリット

『Photoruction』を導入することで、作業効率の向上やコスト削減、コミュニケーションの改善などの多くのメリットが得られます。

このように、『Photoruction』は、建設業における作業報告書のデジタル化を実現するだけでなく、現場管理や情報共有を劇的に効率化します。

今まさに、建設DXを促進したい企業様に最適な建設プラットフォームとなっています。

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作業報告書に関するQ&A

作業報告書の作成・提出などに関して、よくある質問と回答を紹介します。

Q1.作業報告書に関する法的要件はありますか？

A.一部の工事では法令で報告書の作成や保存が義務付けられています。特に労働安全衛生法や建設業法に基づく規制が適用されることがあります。

例えば、施工中の安全管理や環境影響の記録が求められる場合、報告書が証拠資料として必要となります。また、契約書に基づく顧客への提出義務が課されるケースもあるため、内容を確認して対応しましょう。

Q2.作業報告書を作成するタイミングはいつですか？

A.基本的には作業終了後、可能な限りその日のうちに作成するのが理想です。

作業終了直後に記録を行うことで、情報が正確かつ漏れがなくなります。タイムリーな作成は、翌日の作業計画やトラブル対応にも直結するため、効率的な運用に繋がります。遅れる場合はメモを残し、後で正確な内容を補足することが大切です。

Q3.手書きの作業報告書とデジタル報告書のどちらがいいですか？

A.現場の状況や業務フローに応じて選ぶのが望ましいです。効率やデータ管理を重視する場合はデジタル報告書が優れています。

手書きは特別な設備が不要で柔軟性が高い反面、管理や共有に手間がかかります。一方、デジタルは情報の保存・共有・検索が簡単なため、大規模なプロジェクトや多拠点の管理に向いています。現場のニーズやコストを考慮して選択しましょう

まとめ

作業報告書は、作業内容や進捗状況などをわかりやすく記録し、プロジェクトを円滑に進める役割があります。

本記事では、作業報告書の基本的な役割や記載項目をはじめ、効率的な作成方法やデジタルツールの活用によるメリットについて紹介しました。

株式会社フォトラクションが提供する『Photoruction』は、建設の生産性向上に寄与する多様な機能で、作業報告書の作成および管理のデジタル化を実現します。

クラウドを活用したリアルタイム共有機能で、現場とオフィスの情報伝達を円滑にし、さらに写真や図面を活用した視覚的な記録で情報の正確性を向上させます。

デジタルツールを積極的に取り入れて、建設業の現場業務をより効率的に進めたい方は、ぜひ『Photoruction』を活用してみてはいかがでしょうか。

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